Die E-Rechnungspflicht kommt – und sie betrifft nicht nur große Konzerne, sondern auch kleine und mittelständische Unternehmen. Vielleicht hast Du schon von der neuen Gesetzeslage gehört, vielleicht hast Du Dich auch schon gefragt: Was bedeutet das konkret für mein Unternehmen? Und wie kann ich diese Anforderungen mit meinem bestehenden System umsetzen – zum Beispiel mit Odoo?
In diesem Artikel bekommst Du nicht nur die wichtigsten Infos zur E-Rechnungspflicht, sondern auch konkrete Tipps, wie Du Odoo als ERP-System optimal dafür einsetzt. Ziel ist, dass Du am Ende nicht nur gesetzeskonform arbeitest, sondern dabei auch noch effizienter wirst.
Was ist die E-Rechnungspflicht überhaupt?
Ab 2025 soll es in Deutschland verpflichtend werden, dass Unternehmen Rechnungen im elektronischen Format übermitteln – und zwar in einem strukturierten Format, das maschinenlesbar ist. Das hat viele Vorteile, etwa eine schnellere Verarbeitung, geringere Fehlerquote und mehr Transparenz. Doch es bringt auch Pflichten mit sich.
Eine klassische PDF-Rechnung reicht künftig nicht mehr aus. Stattdessen musst Du z. B. XRechnungen oder Rechnungen im ZUGFeRD-Format versenden. Diese Formate enthalten strukturierte Daten, die automatisiert weiterverarbeitet werden können.
Wer ist betroffen?
Kurz gesagt: Fast alle Unternehmen. Wenn Du Leistungen an andere Unternehmen (B2B) oder an öffentliche Auftraggeber (B2G) erbringst, wirst Du um die elektronische Rechnung nicht herumkommen. Auch wenn Du bisher keine großen Anforderungen an Deine Rechnungsstellung hattest, solltest Du spätestens jetzt aktiv werden.
Was ist Odoo?
Falls Du Odoo noch nicht kennst: Es handelt sich um ein modulares, webbasiertes ERP-System, das sowohl für Start-ups als auch für große Unternehmen geeignet ist. Es bietet Module für Buchhaltung, CRM, Lagerverwaltung, Verkauf, Einkauf und vieles mehr – und natürlich auch für die Rechnungsstellung.
Das Schöne an Odoo: Es ist sehr flexibel und lässt sich an Deine individuellen Bedürfnisse anpassen. Gerade im Zusammenhang mit neuen gesetzlichen Anforderungen wie der E-Rechnungspflicht ist das ein riesiger Vorteil.
Warum Odoo ideal für die E-Rechnungspflicht ist
Mit Odoo kannst Du:
- strukturierte Rechnungen erzeugen (z. B. im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format),
- rechtssichere Dokumente automatisch archivieren,
- Prozesse rund um Rechnungsstellung und Buchhaltung automatisieren,
- und alle gesetzlichen Vorgaben flexibel abbilden.
Durch die Integration verschiedener Module kannst Du alles aus einer Hand erledigen – von der Auftragserfassung bis zur steuerkonformen Rechnung.
Was bedeutet das konkret für Deine Rechnungsstellung?
Wenn Du Odoo bereits nutzt, solltest Du sicherstellen, dass Dein System für die Erstellung elektronischer Rechnungen vorbereitet ist. Das bedeutet unter anderem:
- Aktivierung des E-Invoicing-Moduls: Odoo bietet ein Modul zur elektronischen Rechnungsstellung, das Du aktivieren und konfigurieren solltest.
- Formatwahl treffen: Je nach Anforderung Deiner Kunden oder Auftraggeber musst Du entscheiden, ob Du XRechnung, ZUGFeRD oder ein anderes Format nutzt.
- Validierung und Prüfung: Bevor Du Rechnungen versendest, sollten diese auf Einhaltung der rechtlichen Anforderungen geprüft werden. Odoo bietet hierfür Schnittstellen zu Validierungsdiensten.
- Archivierung beachten: Elektronische Rechnungen müssen revisionssicher aufbewahrt werden. Auch das lässt sich mit Odoo lösen – entweder über ein integriertes DMS oder durch externe Archivsysteme.
Schritt-für-Schritt: GoBD-konformer Workflow in Odoo
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) legen fest, wie Du mit digitalen Daten umzugehen hast. Mit Odoo kannst Du einen vollständig GoBD-konformen Workflow etablieren – so geht’s:
1. Geschäftsvorgang vollständig digital abbilden
Nutze Odoo-Module wie „Verkauf“, „Einkauf“, „Rechnungsstellung“ und „Buchhaltung“, um jeden einzelnen Vorgang digital zu erfassen – von Angebot bis Zahlung.
2. Dokumentation lückenlos gestalten
Jeder Prozessschritt (Angebot, Auftrag, Lieferung, Rechnung, Zahlung) muss nachvollziehbar dokumentiert sein. Odoo erledigt das automatisch mit Zeitstempeln und Benutzerinformationen.
3. Revisionssichere Archivierung aktivieren
Verwende ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) in Odoo oder eine Anbindung an ein zertifiziertes Archivsystem. Wichtig: Dokumente dürfen nach der Archivierung nicht mehr veränderbar sein.
4. Verfahrensdokumentation erstellen
Beschreibe, wie Du Deine Buchhaltungs- und Dokumentationsprozesse in Odoo abwickelst. Diese Dokumentation muss auf Anfrage z. B. dem Finanzamt vorgelegt werden können.
5. Zugriffskontrollen einrichten
Nicht jeder Mitarbeiter darf alles sehen oder ändern. Lege in Odoo Benutzerrollen fest, damit nur berechtigte Personen auf sensible Daten zugreifen können.
6. Unveränderbarkeit sicherstellen
Odoo protokolliert automatisch Änderungen und speichert verschiedene Versionen eines Dokuments. Achte darauf, dass dies für relevante Prozesse aktiviert ist.
7. Datenexport ermöglichen
Im Falle einer Betriebsprüfung müssen Daten in maschinenlesbarer Form übergeben werden können. Odoo unterstützt gängige Exportformate, z. B. DATEV oder GDPdU-konforme Formate.
8. Sicherungen regelmäßig durchführen
Sorge für automatische Backups Deiner Odoo-Datenbank – entweder über den Hosting-Anbieter oder eine eigene Lösung. Datenverlust ist ein GoBD-Risiko.
9. Updates regelmäßig einspielen
Halte Deine Odoo-Version technisch und rechtlich auf dem neuesten Stand. Änderungen im Steuerrecht oder bei GoBD-Anforderungen machen gelegentliche Anpassungen nötig.
10. Schulung Deiner Mitarbeiter
Alle, die mit Buchhaltung oder Rechnungsstellung zu tun haben, sollten verstehen, wie sie Odoo rechtskonform einsetzen. Schulungen sind kein Luxus, sondern Pflicht.
Integration externer Tools
Wenn Du erweiterte Anforderungen hast, kannst Du Odoo problemlos mit anderen Systemen integrieren. Für die Übertragung von XRechnungen an den Bund oder Landesbehörden gibt es zum Beispiel passende APIs. Auch der automatisierte Import eingehender E-Rechnungen lässt sich realisieren – inklusive automatischer Buchung.
Fazit: Jetzt handeln – mit Odoo zukunftssicher aufstellen
Die E-Rechnungspflicht ist keine vorübergehende Modeerscheinung, sondern ein fester Bestandteil der digitalen Transformation im Rechnungswesen. Mit Odoo hast Du ein starkes Werkzeug an der Hand, um diese Herausforderung nicht nur zu meistern, sondern auch Deine Prozesse zu optimieren.
Wenn Du jetzt handelst, vermeidest Du spätere Hektik, Schulungsstress oder gar Sanktionen. Nutze die Zeit sinnvoll – und mach Odoo zu Deinem Partner für eine gesetzeskonforme, effiziente und moderne Rechnungsstellung.
Lies dir noch unseren Artikel zur Odoo XRechnung durch, sowie unseren allgemeinen Artikel zur Odoo E-Rechung. Vielleicht ist dir unser Beitrag zur Odoo Buchhaltung auch noch interessant.