XRechnung: gesetzliche Vorgabe und Umsetzung mit Odoo

Elektronische Rechnungen sind aus dem modernen Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken – vor allem dann, wenn Du mit öffentlichen Auftraggebern oder Behörden zusammenarbeitest. Insbesondere das Format XRechnung spielt hierbei eine zentrale Rolle. Doch was bedeutet das eigentlich genau für Dich? In diesem Artikel erfährst Du, welche gesetzlichen Vorgaben gelten, welche Unterschiede es zwischen Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD gibt und wie Dir Odoo dabei hilft, elektronische Rechnungen ganz einfach zu erstellen und zu versenden.

Was ist die XRechnung – ein Überblick für Dich

Die XRechnung ist eine standardisierte, strukturierte Form der E-Rechnung, die vor allem für Rechnungen an öffentliche Stellen wie Behörden oder Ministerien vorgeschrieben ist. Es handelt sich dabei nicht einfach um ein PDF, sondern um ein XML-basiertes Datenformat, das automatisch verarbeitet werden kann.

Die XRechnung basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und erfüllt damit sowohl EU- als auch nationale Anforderungen. Für Dich bedeutet das: Wenn Du Rechnungen an Bundesbehörden stellst, kommst Du um die XRechnung nicht herum.

XRechnung vs. ZUGFeRD – was solltest Du wissen?

Neben der XRechnung gibt es auch das Format ZUGFeRD – ein hybrides Rechnungsformat, das strukturierte XML-Daten mit einer lesbaren PDF-Datei kombiniert. Während ZUGFeRD sich besonders für den Austausch mit Unternehmen eignet, ist die XRechnung das verbindliche Format für Rechnungen an den Bund und viele andere öffentliche Auftraggeber.

Wenn Du also regelmäßig mit Behörden arbeitest, solltest Du Deine Prozesse konsequent auf die XRechnung ausrichten. Für den privaten Bereich oder internationale Kunden kannst Du dagegen auch weiterhin ZUGFeRD nutzen – idealerweise in Kombination mit einem flexiblen System wie Odoo.

Was verlangt das Gesetz von Dir?

Die Grundlage für die elektronische Rechnungspflicht ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU. In Deutschland wurde diese über die E-Rechnungsverordnung konkretisiert. Seit Ende 2020 musst Du als Lieferant dem Bund elektronische Rechnungen im Format XRechnung übermitteln – und zwar verpflichtend ab einem Betrag von 1.000 Euro. PDF-Rechnungen reichen hier nicht mehr aus.

Auch viele Bundesländer und kommunale Behörden folgen mittlerweile diesem Standard. Es ist daher sinnvoll, Deine Rechnungsstellung vollständig auf XRechnung auszurichten – besonders dann, wenn Du regelmäßig mit öffentlichen Stellen zu tun hast.

Warum ist die Leitweg-ID wichtig für Dich?

Ein zentrales Element der XRechnung ist die Leitweg-ID. Sie sorgt dafür, dass Deine elektronische Rechnung bei der richtigen Behörde landet. Jede Rechnung muss diese eindeutige Kennung enthalten – fehlt sie, kann die Rechnung nicht verarbeitet werden und wird in der Regel zurückgewiesen.

Wenn Du mit Odoo arbeitest, kannst Du die Leitweg-ID ganz einfach beim Kunden hinterlegen. So stellst Du sicher, dass Deine Rechnungen immer korrekt zugestellt werden.

So hilft Dir Odoo bei der Umsetzung

Mit Odoo hast Du eine leistungsstarke Lösung an der Hand, mit der Du XRechnungen schnell und rechtskonform erstellen kannst – ohne komplizierte Zusatztools. Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

• Rechnungen direkt erstellen
  Du kannst direkt aus Odoo eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung generieren – ganz ohne manuelle Umwege.
• Automatische Prüfung und Validierung
  Odoo prüft Deine Rechnungen automatisch auf Vollständigkeit und Konformität mit der Norm EN 16931.
• Leitweg-ID einfach einfügen
  Die Leitweg-ID Deines Auftraggebers wird direkt mit der Rechnung verknüpft.
• Direkter Versand über Schnittstellen
  Odoo unterstützt Standards wie Peppol – so kannst Du Deine Rechnungen direkt elektronisch versenden.

Diese Vorteile bringt Dir Odoo

Wenn Du mit Odoo arbeitest, profitierst Du gleich mehrfach:

• Rechtssicherheit
  Odoo unterstützt alle gängigen Formate: XRechnung, ZUGFeRD, CIUS, EN 16931 – Du bist also immer auf der sicheren Seite.
• Zeitersparnis & Effizienz
  Statt Rechnungen manuell zu erfassen oder zu korrigieren, läuft mit Odoo vieles automatisiert ab. Das spart Zeit und senkt die Fehlerquote.
• Volle Kontrolle
  Du behältst jederzeit den Überblick über Deine Rechnungen, Zahlungen und offenen Posten – alles digital archiviert.
• Flexibel einsetzbar
  Egal ob Du mit Behörden, öffentlichen Auftraggebern oder privaten Unternehmen arbeitest – Odoo deckt alle Anwendungsfälle ab.
  
  

XRechnung im Behördenumfeld – Dein Wettbewerbsvorteil

Immer mehr öffentliche Stellen bestehen auf die elektronische Übermittlung im XRechnungsformat. Wer hier nicht mithält, riskiert Zahlungs- oder Projektverzögerungen. Mit Odoo kannst Du sicherstellen, dass Deine Rechnungen alle Anforderungen erfüllen – und bist so auch bei Ausschreibungen und Projekten bestens aufgestellt.

Worauf musst Du beim Umstieg achten?

Die Einführung der XRechnung kann zunächst kompliziert wirken – Stichworte wie Leitweg-ID, Normvorgaben oder Schnittstellen machen vielen Unternehmen Angst. Doch mit der richtigen Software wird der Umstieg einfach.

Odoo bietet Dir eine intuitive Oberfläche und ist modular aufgebaut – Du kannst Deine Prozesse nach und nach anpassen und optimieren. Selbst wenn Du bislang noch keine E-Rechnungen erstellt hast, gelingt Dir der Einstieg mit Odoo problemlos.

✅ Anleitung: XRechnung in Odoo erstellen

Schritt 1: Voraussetzungen & System vorbereiten

1. Stelle sicher, dass du Odoo mindestens Version 14 nutzt, denn erst ab Version 14 unterstützt Odoo native XRechnung (UBL).
2. Aktiviere in den Einstellungen den Bereich Elektronische Rechnungen (unter Buchhaltung → Einstellungen) und ergänze dein Unternehmensprofil mit USt‑ID, Bankdaten, etc.

Schritt 2: E‑Rechnungsformat konfigurieren

1. Journal-spezifisch (Odoo 14–16):
   Gehe zu Buchhaltung → Konfiguration → Journale, öffne das Verkaufsjournal, Wechsel in „Erweiterte Einstellungen“ und aktiviere dort XRechnung (UBL) für dieses Journal. Optional kannst du zusätzlich ZUGFeRD aktivieren
2. Kundenspezifisch (ab Odoo 17):
   Öffne den Kunden unter Buchhaltung → Kunden, gehe zum Tab „Buchhaltung“ und wähle dort im Feld „Elektronisches Rechnungsformat“ XRechnung aus

Schritt 3: Leitweg‑ID hinterlegen (für öffentliche Auftraggeber)

1. Bei Rechnungen an Behörden oder öffentliche Stellen ist eine gültige Leitweg‑ID Pflicht für die Zustellung.
   Die kannst du direkt beim Kunden im Buchhaltungstab eintragen. Odoo validiert die eingegebene Leitweg‑ID gemäß KoSIT-Spezifikation

Schritt 4: Pflichtfelder prüfen und Rechnung erfassen

1. Erstelle eine neue Rechnung: Erstellen → Kunden, Produkte, Leistungsdatum, USt.‑Satz, Leitweg‑ID, usw.
2. Speichere oder buche die Rechnung. Odoo prüft automatisch, ob alle Pflichtangaben wie Datum, Steuernummer, Leistungszeitraum, Rechnungsadresse korrekt ausgefüllt sind. Fehlende Angaben werden markiert.

Schritt 5: XRechnung generieren & versenden

1. Nach Buchung der Rechnung klicke auf „Senden & Drucken“. Im Dialog kannst du das Format XRechnung aktivieren – Odoo generiert daraufhin die XML‑Datei sowie die lesbare PDF. Beide werden dem E-Mail-Anhang hinzugefügt.

Schritt 6 (optional): Versand über Peppol

1. Wenn du Peppol nutzen willst, installiere das Modul account_peppol und registriere dich via Buchhaltung → Einstellungen → Peppol-E-Invoicing, entweder im Demo‑ oder Live‑Modus.
   Damit kannst du Rechnungen wie XRechnung direkt über das Peppol‑Netzwerk an Behörden übermitteln.

Schritt 7: Eingang & Archivierung (Pflicht für GoBD‑Konformität)

1. Odoo speichert jede Rechnung und deren XML/Revisionsstand versionssicher – GoBD‑konform und revisions­sicher.
2. Eingehende XML‑Rechnungen (XRechnung) können automatisch importiert, zugeordnet und Vorschläge für Buchungen erzeugt werden.
3. Über die Such‑ und Tag-Funktion (etwa „Leitweg“, „Januar“, „Steuer“) findest du Dokumente später schnell wieder.

📋 Übersichtstabelle

Schritt	Aktion	Hinweis
1	Odoo v14+ aktivieren & Profil vervollständigen	In Buchhaltung → Einstellungen
2	XRechnung aktivieren	Journal oder Kunde konfigurieren
3	Leitweg‑ID eintragen	Im Kundenstamm unter Buchhaltung
4	Rechnung erstellen, Pflichtfelder prüfen	Odoo validiert automatisch
5	Senden & Drucken → XRechnung auswählen	XML + PDF werden erzeugt
6	(Optional) Peppol aktivieren	Über Einstellungen → Peppol
7	Archivierung & Empfang	GoBD-konformes System nutzen

Fazit: Mit Odoo zur erfolgreichen XRechnung

Ob Du Start-up, Mittelständler oder Lieferant für öffentliche Auftraggeber bist – die XRechnung ist kein Zukunftsthema mehr, sondern längst gesetzlicher Standard. Mit Odoo kannst Du diesen Standard ganz einfach erfüllen – und dabei noch von zahlreichen weiteren Vorteilen profitieren.

Du brauchst keine externen Tools, keine manuelle Konvertierung und keine komplizierten Prozesse. Odoo bietet Dir eine komplette Lösung – von der Rechnungserstellung über die Validierung bis hin zum elektronischen Versand. Du kannst sogar zwischen verschiedenen Formaten wie ZUGFeRD oder CIUS wählen, je nach Empfänger.

Allgemein mehr zum Thema Odoo E-Rechnung findest du hier. Außerdem geht's hier zum Artikel über Odoo Buchhaltung