Elektronische Rechnungen sind längst mehr als ein neuer Trend: In Deutschland gilt ab Januar 2025 eine E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich, und schon heute müssen viele Rechnungen an öffentliche Auftraggeber im strukturierten XRechnung-Format übermittelt werden. Damit Du als Unternehmer nicht den Überblick verlierst, fasst dieser Leitfaden alle gesetzlichen Regelungen zusammen und zeigt Dir Schritt für Schritt, wie Du die E-Rechnung mit Odoo einführst, erstellst und verarbeitest.
1. Warum Du Dich jetzt mit der E-Rechnung beschäftigen solltest
- Pflicht statt Kür: Die E-Rechnungspflicht wird in § 14 UStG verankert und betrifft künftig fast jede Rechnung zwischen inländischen Unternehmen.
- Gesetzliche Vorgaben sind eindeutig: Strukturiertes XML ersetzt das reine PDF.
- Kosten & Effizienz: Automatisierte Rechnungsstellung, weniger Papier, schnellere Zahlungen.
- Steuern & Compliance: Finanzämter akzeptieren strukturierte Daten leichter, was Dir bei Betriebsprüfungen Zeit spart.
Indem Du frühzeitig auf ein geeignetes System umsteigst, sicherst Du Dir Wettbewerbsvorteile und ersparst Dir hektische Umstellungen kurz vor der Frist.
2. Rechtlicher Rahmen – was in Deutschland gilt
| Thema | Kurz erklärt |
|---|---|
| E-Rechnungspflicht | Ab 01. 01. 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen im EN 16931-kompatiblen Format ausstellen und empfangen. |
| Formate | Zulässig sind XRechnung & hybrides ZUGFeRD 2.x. Beide enthalten strukturierte XML-Daten; bei ZUGFeRD liegt zusätzlich ein visuelles PDF bei. |
| Übermittlung | Öffentliche Auftraggeber verlangen den Versand über Peppol oder Portallösungen; im B2B können E-Mail oder API-Schnittstellen genutzt werden. |
| Leitweg-ID | Für Rechnungen an Behörden Pflicht – sie identifiziert die Rechnungsempfänger eindeutig. |
| § 14 UStG | Definiert, welche Angaben eine elektronische Rechnung enthalten muss und dass sie „unveränderbar“ aufbewahrt wird. |
| IHK-Leitfäden | Die IHKs veröffentlichen laufend Informationen, damit Unternehmen neue Regelungen leichter umsetzen. |
3. Odoo als technische Basis – Deine Vorteile
-
Native E-Rechnungs-Module
Odoo liefert Module für XRechnung und ZUGFeRD ab Version 14. Du kannst Rechnungen ausstellen, empfangen und automatisch prüfen. -
Strukturierte Daten out-of-the-box
Alle Pflichtfelder – vom Rechnungsdatum bis zur Steuernummer – werden im Hintergrund als XML erzeugt. Das Format entspricht der EU-Norm. -
Sichere Übermittlung
Ob Peppol-Netzwerk, E-Mail oder API: Odoo übermittelt Rechnungen verschlüsselt. So werden Dokumente zuverlässig übermittelt und vom Empfänger gelesen. -
Workflow-Automatisierung
Eingehende E-Rechnungen werden automatisch mit Bestellungen abgeglichen. Du sparst Zeit in der Verarbeitung und hast jederzeit vollständige Audit-Trails. -
Updates bei neuen Regelungen
Ändert der Gesetzgeber Details – etwa einen neuen CIUS (Core Invoice Usage Specification) – aktualisiert Odoo das Modul. Du bleibst compliant, ohne manuell Anpassungen vorzunehmen.
4. So implementierst Du die E-Rechnung mit Odoo
Schritt 1: System vorbereiten
- Aktiviere in den Einstellungen > Buchhaltung die Option „Elektronische Rechnungen“.
- Hinterlege Dein Unternehmensprofil inklusive USt-IdNr. und Bankdaten.
Schritt 2: Formate konfigurieren
- Wähle unter E-Rechnungsformat „XRechnung“ oder „ZUGFeRD“.
- Definiere, für welche Rechnungsempfänger welches Format gilt – z. B. Behörden = XRechnung, B2B = ZUGFeRD.
Schritt 3: Pflichtfelder prüfen
- Odoo prüft beim Speichern, ob Felder wie Steuern, Leistungsdatum, Pflicht-ID und Leitweg-ID ausgefüllt sind.
- Fehlende Angaben werden markiert, sodass Du sie vor dem Versenden ergänzen kannst.
Schritt 4: Rechnung ausstellen und senden
- Klicke auf Erstellen → wähle Produkte, Rechnungsstellung und Zahlungsbedingungen.
- Nutze den Button Als E-Rechnung senden. Odoo generiert XML + PDF, signiert digital und verschickt die Nachricht automatisch.
Schritt 5: Eingehende Rechnungen empfangen
- Richte ein Peppol-Mailbox-Konto ein oder verwende eine dedizierte E-Mail-Adresse.
- Odoo importiert die XML-Dateien, ordnet sie Bestellungen zu und erstellt Buchungsvorschläge.
Schritt 6: Archivierung & Audit
- Das System legt jede Version unveränderbar in der Dokumentenverwaltung ab – revisionssicher und GoBD-konform.
- Mithilfe von Schlagworten (z. B. januar, steuer, pflichterfüllung) findest Du Dokumente später blitzschnell.
5. Typische Stolpersteine – und wie Du sie vermeidest
| Problem | Lösung in Odoo |
|---|---|
| Fehlende Leitweg-ID | Hinterlege die ID einmalig im Partner-Datensatz; Odoo zieht sie bei jeder neuen Rechnung. |
| Falscher Steuercode | Nutze die voreingestellten Steuersätze. Änderungen an USt-Gruppen werden vom System an das XML übergeben. |
| Komplexe Rabatte oder Skonti | Odoo mappt Preisregeln korrekt, damit der Empfänger keine Abstimmungsprobleme hat. |
| Zustimmung des Geschäftspartners | Bei B2B kannst Du die Zustimmung – z. B. per Vertrag oder AGB – in Odoo dokumentieren. |
6. Häufige Fragen (FAQ)
Muss ich jede PDF-Rechnung abschaffen?
Nein. Hybride Formate wie ZUGFeRD enthalten ein PDF und strukturiertes XML in einer Datei. Das visuelle PDF kann weiterhin archiviert oder verschickt werden.
Gelten die neuen Anforderungen nur in Deutschland?
Die EU-Richtlinie 2014/55/EU gilt europaweit. Deutschland hat diese Vorgaben im UStG und der E-RechV konkretisiert, andere Länder setzen eigene Fristen.
Wie finde ich vergangene Rechnungen schnell?
Mit Odoo kannst Du nach Stichworten wie Daten, Bestellnummer oder Kundenname suchen. Die integrierte Volltextsuche greift sowohl auf PDF als auch auf XML-Felder zu.
Was passiert, wenn eine Rechnung zurückgewiesen wird?
Odoo informiert Dich per E-Mail. Du korrigierst die Daten – beispielsweise den Bruttobetrag – und sendest die Rechnung erneut. Alle Versionen bleiben für das Audit nachvollziehbar.
7. Fazit
Mit Odoo meisterst Du die E-Rechnungspflicht, erfüllst alle gesetzlichen Anforderungen und profitierst von reibungslosen Abläufen in der Rechnungsstellung. Statt Papierchaos erwarten Dich strukturierte Daten, automatisierte Workflows und zufriedene Kunden – genau das, was ein modernes Unternehmen heute braucht.
Mehr zum Thema XRechnung findest du in unserem Beitrag hier