Die elektronische Signatur revolutioniert die Art und Weise, wie du Dokumente unterzeichnest. Mit der Odoo E-Signatur steht dir eine kostenlose Lösung zur Verfügung, die rechtsgültige digitale Unterschriften ermöglicht und dabei einfach zu bedienen ist. In diesem Artikel erfährst du, wie du die E-Signatur App von Odoo nutzen kannst, um Verträge, Angebote und andere Dokumente effizient und sicher zu unterschreiben.
Was ist die Odoo E-Signatur?
Die Odoo E-Signatur ist eine App innerhalb des Odoo ERP-Systems, mit der du Dokumente digital unterschreiben lassen kannst. Die Grundfunktionen dieser E-Signatur-Lösung sind vollkommen kostenlos nutzbar und bieten bereits alle wesentlichen Features für rechtsgültige Signaturen.
Hauptmerkmale der kostenlosen Version
- Unbegrenzte Dokumente erstellen und versenden
- Automatische Erinnerungen an Unterzeichner
- E-Mail-Verifizierung für zusätzliche Sicherheit
- Integriert in alle Odoo Apps wie CRM, Vertrieb und Buchhaltung
- Rechtsgültig in der EU und Deutschland
So funktioniert die elektronische Signatur mit Odoo
Schritt 1: Dokument hochladen
Lade dein Dokument als PDF-Datei in die E-Signatur App hoch. Das können Verträge, Angebote, Dienstleistungsvereinbarungen oder andere Dokumente sein, die eine Unterschrift erfordern.
Schritt 2: Felder platzieren
Platziere die erforderlichen Felder direkt im Dokument:
- Signatur-Felder für die elektronische Unterschrift
- Textfelder für Ort und Namen
- Datumsfelder für automatische Zeitstempel
- Zusätzliche Felder je nach Bedarf
Die Odoo E-Signatur ermöglicht es dir, mehrere Unterzeichner hinzuzufügen und für jeden die entsprechenden Felder zu definieren. Das Ganze ist sehr intuitiv gestaltet und du ziehst die Felder einfach per Drag-and-Drop an die gewünschte Stelle.
Schritt 3: Unterzeichner festlegen
Gib die Kontakt-Daten der Personen ein, die das Dokument unterschreiben sollen. Optional kannst du eine Reihenfolge festlegen, sodass das Dokument erst zum nächsten Unterzeichner weitergeleitet wird, wenn die vorherige Person bereits unterschrieben hat.
Schritt 4: Versenden und automatische Erinnerungen
Versende das Dokument per E-Mail direkt an die Unterzeichner. Mit der Odoo E-Signatur kannst du:
- Eine Deadline für die Unterschrift setzen
- Automatische Erinnerungen in regelmäßigen Abständen aktivieren (z.B. alle zwei Tage)
- Einen individuellen Begleittext zur E-Mail hinzufügen
Schritt 5: Unterschreiben
Die Unterzeichner erhalten eine E-Mail mit einem direkten Link zum Dokument. Sie können ihre Unterschrift auf drei Arten erstellen:
- Automatische Signatur aus dem eingegebenen Namen in Schreibschrift
- Eigenhändige Unterschrift mit Maus oder Touchscreen
- Upload einer Signaturdatei
Nach dem Klick auf "E-Signatur" wird das Dokument digital unterschrieben. Du kannst auch die Option "Alles unterzeichnen" nutzen, wenn mehrere Unterschriften auf verschiedenen Seiten erforderlich sind.
Vorteile der Odoo E-Signatur für dein Unternehmen
Effizienz steigern
Die digitale Signatur spart dir Zeit und eliminiert den Aufwand für Drucken, Scannen und Versenden von Dokumenten. Verträge können in Minuten statt Tagen unterschrieben werden – und das vollkommen kostenlos.
Sicherheit gewährleisten
Die Odoo E-Signatur bietet dir mehrere Sicherheitsstufen:
- E-Mail-Verifizierung stellt sicher, dass nur der rechtmäßige Empfänger unterschreibt
- Abschlusszertifikat dokumentiert den gesamten Prozess
- Unveränderbare Protokollierung aller Unterschriften
- Optional: SMS-Authentifizierung für zusätzliche Sicherheit
Kosten senken
Die kostenlose Version der Odoo E-Signatur eliminiert deine Ausgaben für:
- Papier und Drucken
- Porto und Versand
- Externe E-Signatur-Dienstleistungen
- Lagerung physischer Dokumente
Integration in Geschäftsprozesse
Als Teil des Odoo ERP-Systems ist die E-Signatur nahtlos integriert mit:
- CRM für Kundenverträge und Kontakt-Verwaltung
- Vertrieb für Angebote und Aufträge
- Buchhaltung für Rechnungsstellung
- Personalverwaltung für Mitarbeiter-Dokumente
- Einkauf für Lieferantenverträge
- Projekte für Projektvereinbarungen
- Marketing für Kampagnen
- E-Commerce für Online-Shop-Vereinbarungen
Rechtliche Aspekte der elektronischen Signatur
Einfache elektronische Signatur
Die kostenlose Odoo E-Signatur bietet dir eine einfache elektronische Signatur, die in der EU und Deutschland rechtsgültig ist. Diese Signatur reicht für die meisten Geschäftsvorfälle zwischen Unternehmen und Kunden aus.
Geeignet für:
- Kaufverträge
- Dienstleistungsverträge
- Mietverträge und Vermietung
- Arbeitsverträge
- Angebote und Auftragsbestätigungen
- Abonnements
Nicht ausreichend für:
- Behördliche Dokumente
- Testamente
- Notarielle Beglaubigungen
Zusätzliche Sicherheitsstufen
Für höhere Anforderungen kannst du die Odoo E-Signatur erweitern:
- SMS-Authentifizierung für Zwei-Faktor-Verifizierung
- It's Me Integration für qualifizierte elektronische Signaturen
- Kryptografische Unterschrift für maximale Sicherheit
Diese Erweiterungen sind kostenpflichtig, bieten dir aber zusätzliche Rechtssicherheit für spezielle Anwendungsfälle.
Abschlusszertifikat und Dokumentation
Nach jeder Unterschrift erstellt Odoo automatisch ein Abschlusszertifikat, das Folgendes dokumentiert:
- Wer das Dokument erstellt hat
- Wann es erstellt wurde
- Alle Unterzeichner und Zeitstempel ihrer Signaturen
- Unveränderbare Protokollierung des gesamten Vorgangs
Dieses Zertifikat wird zusammen mit dem unterschriebenen Dokument per E-Mail an alle Beteiligten versendet und dient dir als Nachweis im Streitfall. Das unterschriebene Dokument in Odoo kann nicht mehr gelöscht werden – eine wichtige Sicherheitsfunktion.
Odoo als umfassendes ERP-System
Die E-Signatur ist nur eine von vielen Apps im Odoo ERP-System. Odoo bietet dir eine vollständige Business-Suite für dein Unternehmen, egal welcher Größe:
Verfügbare Apps und Funktionen
- Website und E-Commerce für deine Online-Präsenz
- CRM für Kundenmanagement und Kontakt-Pflege
- Vertrieb für Angebote und Aufträge
- Marketing für Kampagnen und Automation
- Buchhaltung und Finanzen
- Lager und Lieferkette
- Fertigung für Produktionsplanung
- Personalverwaltung mit Personalbeschaffung und Spesenabrechnung
- Projekte und Zeiterfassung
- Kassensystem für Restaurant und Einzelhandel
- Support und Helpdesk
- Produktivität mit Blog, Forum und E-Learning
- Dienstleistungen und Beratung
- Außendienst und VoIP
- Social Marketing und SMS
- Studio für individuelle Anpassungen
- Dokumentation und Dokumenten-Verwaltung
Preismodell von Odoo
Während die E-Signatur kostenlos ist, bietet dir Odoo auch kostenpflichtige Versionen mit erweiterten Funktionen:
- Standard-Version: Ab 25 € pro Mitarbeiter pro Monat
- Enterprise-Version: Ab 37 € pro Mitarbeiter pro Monat mit individuellen Anpassungen
Alle Apps sind im Preis enthalten, einschließlich unbegrenzter Websites und Online-Shops. Du kannst Odoo auch erstmal kostenlos testen, um zu sehen, ob es zu deinem Unternehmen passt.
Praktische Anwendungsfälle
Vertrieb und CRM
Erstelle Angebote direkt im CRM und lass diese per E-Signatur von deinen Kunden unterschreiben. Die Auftragsbestätigung erfolgt automatisch, sobald alle Signaturen vorliegen. So verkürzt du den Sales-Prozess erheblich.
Personalwesen
Neue Mitarbeiter können Arbeitsverträge digital unterschreiben, noch bevor sie am ersten Arbeitstag erscheinen. Auch Urlaubsanträge, Spesenabrechnung und andere HR-Dokumente lässt du einfach digital abwickeln.
Vermietung und Abonnements
Mietverträge oder Abonnement-Vereinbarungen kannst du schnell und unkompliziert digital abschließen. Automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass keine Unterschrift vergessen wird.
Dienstleistungen und Beratung
Projektverträge, Dienstleistungsvereinbarungen und Beratungsaufträge lässt du direkt beim Kundengespräch digital unterschreiben, ohne Wartezeiten durch Postversand. Das wirkt professionell und spart enorm Zeit.
E-Commerce und Online-Shop
Für deinen Online-Shop kannst du spezielle Vereinbarungen oder Verträge mit Kunden digital abschließen. Die Integration mit dem Odoo E-Commerce macht dies besonders einfach.
Restaurant und Kassensystem
Auch für dein Restaurant oder Einzelhandelsgeschäft kannst du Lieferantenverträge oder andere Vereinbarungen schnell digital abwickeln.
Tipps für die optimale Nutzung
Vorlagen erstellen
Erstelle Dokumentvorlagen für häufig verwendete Verträge. Die Felder für Unterschrift, Ort und Datum bleiben dabei immer an der gleichen Stelle, was den Prozess für dich beschleunigt.
E-Mail-Server konfigurieren
Nutze deinen eigenen E-Mail-Server in Odoo für schnelleren Versand der Signaturaufforderungen. So erreichen die E-Mails deine Empfänger in Lichtgeschwindigkeit statt nach ein paar Minuten Wartezeit.
Automatisierung nutzen
Verbinde die E-Signatur mit anderen Odoo Apps, um deine Workflows zu automatisieren. Beispiel: Nach Unterschrift eines Angebots wird automatisch ein Auftrag erstellt und die Produktion oder das Lager informiert.
Dokumentation sicher aufbewahren
Unterschriebene Dokumente in Odoo können nicht mehr gelöscht werden, was dir zusätzliche Sicherheit bietet. Lade dennoch wichtige Dokumente zusätzlich herunter und bewahre sie sicher auf.
Support nutzen
Bei Fragen zur E-Signatur oder anderen Odoo-Funktionen steht dir der Odoo-Support zur Verfügung. Auch die umfangreiche Dokumentation hilft dir weiter.
Schritt-für-Schritt: Dein erster Vertrag mit Odoo E-Signatur
Lass uns das Ganze einmal praktisch durchgehen:
- Starte Odoo und öffne die E-Signatur App
- Lade dein Dokument als PDF hoch (z.B. einen Vertrag)
- Lege fest, wie viele Personen unterschreiben sollen
Ziehe die Felder an die richtigen Stellen:
- Textfeld für den Ort
- Datumsfeld für das Datum (wird automatisch ausgefüllt)
- Signatur-Feld für die Unterschrift
- Füge weitere Unterzeichner hinzu und platziere auch deren Felder
- Gib die E-Mail-Adressen aller Unterzeichner ein
- Lege optional eine Reihenfolge fest
- Setze eine Deadline und aktiviere automatische Erinnerungen
- Schreibe einen Begleittext wie "Bitte unterschreiben"
- Klicke auf "Senden" und fertig!
Die Unterzeichner bekommen jetzt eine E-Mail, klicken auf "Dokument unterzeichnen" und können direkt online unterschreiben. Nach jeder Unterschrift wird das Dokument automatisch weitergeleitet. Am Ende erhältst du das vollständig unterschriebene Dokument plus Abschlusszertifikat per E-Mail.
Fazit: Kostenlose E-Signatur mit Odoo
Die Odoo E-Signatur ist eine leistungsstarke und kostenlose Lösung für elektronische Unterschriften. Sie bietet dir alle erforderlichen Funktionen für rechtsgültige Signaturen in der EU, ist einfach zu bedienen und nahtlos in das Odoo ERP-System integriert.
Für dich als Unternehmer, der seine Dokumente digitalisieren und Prozesse effizienter gestalten möchte, ist die Odoo E-Signatur eine ausgezeichnete Wahl. Die kostenlose Version deckt bereits die meisten Anwendungsfälle ab, und bei Bedarf stehen dir erweiterte Sicherheitsfunktionen zur Verfügung.
Die Integration mit CRM, Vertrieb, Buchhaltung, Marketing und allen anderen Odoo Apps macht die E-Signatur zu einem wertvollen Tool in deinem täglichen Geschäft. Du sparst Zeit, Geld und profitierst von automatisierten Workflows.